Sicherheit im Office-Workflow: Multifunktionsgeräte mit intelligenter Authentifizierung gefragt
Juni 2007

Das Multifunktionsgerät spielt im Büroalltag eine zentrale Rolle: Häufig wird es als leistungsfähiger, vernetzter Drucker für die gesamte Abteilung genutzt und dient gleichzeitig als Fax, Kopierer und zur digitalen Erfassung von Papierdokumenten. IT-Planer nennen das Multifunktionsgerät deshalb auch gerne „Information Hub“: ein Informationsknoten, der für die gesamte Belegschaft im Unternehmen eine elementare Rolle spielt. Umso wichtiger ist die Sicherheit dieses Informationsknotens. Deshalb hat eCopy verschiedene Strategien entwickelt, um das Multifunktionsgerät sicher zu machen und es Informationen nur an diejenigen Mitarbeiter weiter geben zu lassen, für die sie bestimmt sind.

Unternehmen haben längst die Vorteile eines Multifunktionsgeräts erkannt: Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren werden in einem zentralen, vernetzten Gerät vereint, was einen digitalen Workflow als Alternative zur analogen Ablage ermöglicht und damit massiv Kosten einspart. Doch auf der anderen Seite sind IT-Entscheider angesichts der Sicherheit von digitalen Multifunktionsgeräten verunsichert: Was, wenn beispielsweise ausgedruckte Personaldaten theoretisch für jeden Mitarbeiter sichtbar sind? Wie lässt sich mit einem digitalen Multifunktionsgerät der Missbrauch durch unerlaubte Erfassung und Weitergabe sensibler Daten verhindern? Die Antwort ist einfach: Durch nutzerbasierte Zugriffskontrollen.

Benutzerauthentifizierung direkt am Multifunktionsgerät
Viele Multifunktionsgeräte bieten heute schon die Möglichkeit, dass sich jeder Mitarbeiter am Gerät anmelden muss, bevor er die Funktion des Gerätes nutzen kann. Einen Schritt weiter geht die Firma eCopy, die für zahlreiche Multifunktionsgeräte Software ShareScan entwickelt hat, die direkt auf dem Gerät zum Einsatz kommt. Damit lassen sich nicht nur alle Gerätefunktionen benutzerabhängig in ihrem Umfang einschränken oder erweitern, auch der Zugriff auf Dateien und Verzeichnisse kann abhängig vom gerade angemeldeten Mitarbeiter gewährt oder verweigert werden. Eingescannte Dokumente lassen sich darüber hinaus auch sofort bestimmten Projekten, Kunden oder Akten im Netzwerk zuordnen oder an Dokumentenmanagementsysteme weitergeben. Die Zugriffskontrolle erfolgt dabei über ein Kennwort, den Fingerabdruck, einer Smartcard oder über eine Kombination aus allen drei Zugriffsmechanismen. Unlängst hat eCopy eine Authentifizierungslösung entwickelt, die den strengen Richtlinien des US-Verteidigungsministeriums (Department of Defense, DoD) entspricht. Die sogenannte Common Access Card richtet sich an extrem sicherheitsbewusste Kunden und verfügt über einen DoD-geprüften Kartenleser die eCopy ScanStation. Die ScanStation ist ein PC samt Tastatur und Touchscreen und der Workflow-Software ShareScan, die sich an Multifunktionsgeräte verschiedner Hersteller anschließen lässt oder wahlweise auch mit TWAIN-kompatiblen Scannern zusammen arbeitet. Auf diese Weise lassen sich Dokumente sehr sicher digital erfassen und der Dokumentenschutz bleibt auch unter den strengsten Sicherheitsbestimmungen gewährleistet. eCopy arbeitet eng mit den großen Multifunktionsgeräteherstellern Canon, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Toshiba und HP zusammen und bietet eigens entwickelte Schnittstellen für Dokumentenmanagementsysteme wie EMC Documentum Content Server, Filenet, Interwoven Worksite, Open Text Livelink und Microsoft Sharepoint.

Sicherheit ist auch eine Haftungsfrage
Es liegt auf der Hand, dass eine Authentifizierung jedes Mitarbeiters den positiven Nebeneffekt hat, dass die Kostenplanung detaillierter erfolgen kann und unnötiger Papierverbrauch automatisch eingedämmt wird. Aber auch Konformitätsrichtlinien wie Basel II in Europa oder Sarbanes Oxley in den USA sowie innerbetriebliche Geheimhaltungsrichtlinien machen den Dokumentenschutz am Multifunktionsgerät zu einer zwingenden Notwendigkeit.

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Über eCopy
eCopy, Inc. ist ein innovativer Anbieter von offenen und flexiblen Lösungen zur schnellen Integration papierbasierender Informationen in bestehende Geschäftsprozesse und Anwendungen. Eine Vielzahl von Branchen – darunter Rechtsanwaltskanzleien, Finanzdienstleister und Kreditinstitute sowie öffentliche und private Einrichtungen des Gesundheitswesens – nutzen eCopy, um Informationen abzurufen, zu bearbeiten, zu verteilen, gemeinsam zu nutzen und damit einen unmittelbaren Mehrwert im operativen Geschäft zu erzielen. Zu den Kunden von eCopy zählen GE, Time Warner Inc., Yahoo, Nissan, Verizon Wireless, BP, Sprint, General Motors, Clifford Chance, Siemens, Cisco Systems, Saab und Sony Corporation. eCopy, Inc. ist ein weltweit operierendes Unternehmen mit einer Hauptverwaltung in den Vereinigten Staaten und Niederlassungen in Japan, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Skandinavien, Australien sowie Vertriebsstützpunkten in Mexiko, Kanada, Lateinamerika, Singapur und Neuseeland. Weitere Informationen sind unter www.ecopy.com erhältlich.

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